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¿Cuántas resmas de papel se consumen al año en las distintas sedes de una compañía presente en muchas ciudades?, ¿valen todas lo mismo?, ¿están todas registradas igual? Conocer, garantizar y controlar los suministros ahora es posible.

Después de años de esfuerzo y sistematización, las compras técnicas están bajo control. Los precios de las materias primas pactados a 12 meses y con cobertura cambiaría, los acuerdos de servicio con cada proveedor están hechos y desde hoy se sabe, de acuerdo con la estacionalidad del negocio, cuántas cantidades se necesitarán en las entregas de todo el segundo semestre. Con un clic en el ERP se puede saber todo sobre ellas.

Y con los suministros, ¿pasa igual? “Bueno, eso no es tan importante, al final son lapiceros, huelleros…, implementos de aseo para 30 empleados en cada sede y una población flotante de 100 clientes por hora”. Tal vez sí es importante. “…Y café? podemos calcular dos pocillos al día por empleado? serían dos mil pocillos diarios, cuarenta mil al mes. Idealmente se compra en cada regional, pero no sé a qué precio. Y no se pueden saber cantidades ni proveedores, porque a veces lo debe comprar cada oficina, y unas lo hacen por caja menor”.

Al final del día, esos costos, aparentemente menores en grandes compañías alcanzan sumas significativas, y obtener ahorros en ellos es una ventana de oportunidad. Pero seamos francos, ¿vale la pena que una persona de Empresa se encargue de confirmar con cada sede cuántos rollos de papel higiénico necesita o cuántas resmas de papel se han gastado, y llamar a 15 proveedores distintos y coordinar despachos a 70 puntos?

No, probablemente una persona de la empresa no. Pero sí vale la pena tener un especialista que sea capaz de conseguir ahorros por volumen, consolidar pedidos, entregarlos en cada punto y hasta tener cantidades sugeridas con base en los históricos.

Cadena de suministros
Nunca esta expresión, cadena de suministros, que habla del abastecimiento estuvo mejor usada. Cadena, el más importante proveedor de formas impresas para grandes compañías en Colombia, transformó esta actividad en una de BPO de gestión de esos materiales: no solo imprime formularios, recibos, documentos, sino que gestiona los inventarios y trabaja en llave con las áreas responsables para lograr que en cada oficina, sucursal o sede haya material suficiente.

Y capitalizando esas capacidades, y entendiendo que sus clientes buscan cada vez más eficiencia en la gestión de proveedores, desde hace un año ofrece el servicio de gestión de formas y suministros.

Para el cliente, se trata de una plataforma similar a un e-commerce, en el que cada sucursal puede ver un listado de productos y solicitarlos sabiendo al cuánto tiempo puede recibirlos. Por decirlo gráficamente, es un “amazon” con dos diferencias:

  • Se especializa en formas (recibos, contratos, consignaciones, solicitudes) y suministros de oficina (papelería, sellos, café, vasos desechables…).
  • Se trata de un modelo B2B: permite que un cliente tenga diferentes usuarios con niveles de aprobación, de manera que puede haber instancias diversas: quien hace la solicitud, quien ordena, quien aprueba, de acuerdo con los niveles de complejidad que requiera la compañía.

La compañía hace una negociación global con Cadena en la que se definen las referencias que pueden seleccionar los usuarios, se fijan precios unitarios y se convienen acuerdos de servicio. Así se habilitan los usuarios y listo: en todas las sedes de la organización se usarán los mismos implementos de trabajo y se garantizará el abastecimiento ordenado, además, se podrá tener control de costos y levantar históricos de consumo.

Cómo se hace
El BPO de suministros es un proceso en el que el valor se agrega con una gestión eficiente: los lapiceros que se usan en la mayoría de las oficinas del país son similares, la calidad de las resmas de papel que usan las impresoras no marcan diferencia. Es en el aprovisionamiento oportuno y estandarizado donde las organizaciones deben centrar sus esfuerzos.

Cadena se apuntala en su propia capacidad de impresión, la mayor del país para este tipo de productos y gran capacidad de negociación con los proveedores de suministros gracias a que hace compras de volúmenes muy grandes. Además, una red logística le permite llegar a todo el territorio nacional. Esta es la razón por la que este servicio se hace particularmente atractivo para entidades con puntos de atención o sedes a lo largo del país.

Equipo técnico y humano
En un centro de distribución nacional 35 empleados de Cadena trabajan con dos software especializados:

1

AbanteCart: especializado para e-commerce, que permite la creación de varios perfiles y usuarios dentro de cada cliente.

2

WMS (Warehouse Management System) en el que todo el manejo de la bodega está controlado y cada artículo está codificado.

Ellos son responsables de consolidar las formas producidas por las plantas de impresión de Cadena y los suministros de los proveedores y preparar los envíos a cada una de las sedes de los clientes, con unos acuerdos de servicio de aproximadamente dos días a las ciudades principales del país.

En el futuro

Cadena proyecta utilizar sus fortalezas en Business Intelligence para enriquecer aún más la experiencia de compra de los usuarios: con base en el historial de compras de cada usuario, el sistema le podrá sugerir cantidades de productos que necesite en cada compra, eso sí, con libertad para modificar. De esa manera, el usuario puede agilizar aún más la solicitud, verificar cantidades o recordar productos no solicitados.

Así se hace el proceso

  1. Usuarios en las sedes solicitan.
  2. Usuario autorizado aprueba el pedido.
  3. Planeación de órdenes.
  4. Pick & Pack.
  5. Verificación y despacho.
  6. Entrega.
  7. Verificación de la entrega.
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El autor Cadena

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